Privacybeleid

Privacy Statement
Zoals elke basisschool verwerken wij ook persoonsgegevens van onze leerlingen en hun ouders of verzorgers. Wij vinden het belangrijk u hierover duidelijkheid te geven. In dit Privacy Statement leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens van u en van uw kind(eren).

1. Contactgegevens
OMBS Ziezo is een basisschool en gevestigd op het adres:
Het Zand 2
4707 VX Roosendaal.

Op de volgende wijzen zijn we bereikbaar:
telefonisch: 0165-541150
en per e-mail: ziezo@ombsziezo.nl

De Stichting Openbaar Basisonderwijs West-Brabant (OBO West-Brabant), gevestigd aan de Gastelseweg 142 in Roosendaal treedt op als schoolbestuur. OBO West-Brabant kan voor bepaalde gegevensverwerkingen naast ons ook als verwerkingsverantwoordelijke optreden. Dit lichten wij in dit Privacy Statement verder toe.

2. Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?
Dit privacybeleid is van toepassing op de diensten van OMBS Ziezo. U dient zich ervan bewust te zijn dat OMBS Ziezo niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van deze website geeft u aan het privacybeleid te accepteren.

OMBS Ziezo respecteert de privacy van alle gebruikers van haar site en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft vertrouwelijk wordt behandeld.

3. Welke gegevens worden verzameld?
Wij maken onderscheid tussen verschillende gegevensverwerkingen die wij uitvoeren om onderwijs te kunnen aanbieden. Hieronder lichten wij toe welke (categorieën) van persoonsgegevens wij verwerken.

1. Aanmelding.
Wij vragen u bij aanmelding op het inschrijfformulier om verschillende persoonsgegevens in te vullen:

• Persoonsgegevens van uw kind. Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adres en woonplaats, BSN (of tijdelijk onderwijsnummer), land van herkomst, datum in Nederland, gegevens over voorschoolse educatie, school van herkomst, datum aanmelding, datum eerste schooldag, medicijnen, allergieën. U kunt hierbij ook aangeven of uw kind extra ondersteuning nodig heeft.
• Persoonsgegevens van u. Voor- en achternaam, geslacht, land van herkomst, adres en woonplaats, opleiding, telefoonnummer, burgerlijke staat, e-mail adres, gegevens over de gezinssamenstelling, huisarts en tandarts.

2. Gegevens nodig voor het geven van onderwijs en begeleiding.
Om onderwijs te kunnen verzorgen registreren wij gegevens over de vorderingen van uw kind op school, zoals nummer van de groep, cijfers en voortgangsrapporten. Wij berekenen bij inschrijving bovendien een leerling gewicht van de leerling, welke wij opnemen in onze administratie. Ook houden wij een verzuimregistratie bij. Wij stellen bij het verlaten van de school een onderwijskundig rapport op over de schoolvorderingen en leermogelijkheden van uw kind.

Hierin staan gegevens over resultaten, ontwikkelingen, gedrag en verzuim. Wij kunnen ook een schooladvies en score van landelijke toetsen (zoals Cito) vastleggen. Soms is het nodig om bijzondere persoonsgegevens te verwerken om uw kind beter te kunnen begeleiden, waaronder medische gegevens (zoals over dyslexie, ADHD of over een allergie). Wij kunnen ook persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn om (digitale) leermiddelen aan te bieden.

Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om een inlognaam en wachtwoord, een IP adres, de groep waarin uw kind zit en het niveau dat uw kind heeft. Verder kunnen wij persoonsgegevens van u en uw kind verwerken die verband houden met uw contact met de school, bijvoorbeeld wanneer u vragen of klachten aan ons heeft gericht of ten aanzien van bepaalde taken die u voor de school uitvoert.

Wanneer u een betaling verricht aan de school, kunnen wij uw bankgegevens (IBAN) verwerken.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij gebruiken de persoonsgegevens van u en uw kind voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze voor u op een rij:

1. Om uw kind in te schrijven op onze school, ten behoeve van de toelating en plaatsing van uw kind op onze school. Wij verwerken daarbij ook gegevens over uw opleiding, om een leerlinggewicht toe te kennen. De door u opgegeven opleidingsgegevens kunnen wij (laten) controleren.
2. Voor het organiseren van onderwijs door ons en OBO West-Brabant, het geven van onderwijs en begeleiding aan uw kind, het geven van adviezen over onderwijs op basis van vorderingen van uw kind. Wij zijn in dit verband onder andere verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen in een leerling volgsysteem.
3. Om u op de hoogte te houden over de voortgang van uw kind.
4. Om, al dan niet samen met OBO West-Brabant, (digitale) onderwijsmaterialen en leermiddelen aan te bieden.
5. Ten behoeve van de overgang van uw kind van onze school naar een andere onderwijsinstelling.
6. Voor het berekenen, vastleggen en innen van schoolgeld en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten.
7. Ten behoeve van interne en externe communicatie van en over de school, zoals de schoolgids of een nieuwsbrief.
8. Ten behoeve van buitenschoolse activiteiten zoals schoolreisjes en ouderactiviteiten.
9. Ten behoeve van de samenwerking van de scholen binnen OBO West-Brabant en de verplichtingen die daaruit voortvloeien.
10. Om uw vragen te kunnen beantwoorden en eventuele klachten af te handelen, en deze in een voorkomend geval voor te leggen aan OBO West-Brabant.
11. Om samen met de leerlingen een passende en veilige leeromgeving te bieden, zowel fysiek als digitaal.
12. Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons en/of op OBO West-Brabant rusten, waaronder verplichtingen uit hoofde van de Wet op het Primair Onderwijs.

5. Wat is de grondslag voor de verwerking van de persoonsgegevens?
Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is.

• Toestemming. Wij kunnen u in bepaalde gevallen vragen om toestemming te geven voorafgaand aan de gegevensverwerking. Zo heeft u de mogelijkheid om aan te geven of uw adres en telefoonnummer geheim zijn. Ook vragen wij uw toestemming voor het gebruik van foto’s van uw kind in de schoolgids, nieuwsbrief of op onze website. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen via onderstaande contactgegevens.
• Wettelijke verplichting. Wij zijn in sommige gevallen verplicht om bepaalde persoonsgegevens van uw kind te verwerken. Deze verplichting kan ook meebrengen dat wij verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens te delen met Stichting OBO West-Brabant voor verdere verwerking Zo zijn wij verplicht om een leerlingvolgsysteem te gebruiken om de vorderingen en resultaten bij te houden van onze leerlingen. Daarnaast zijn wij zoals iedere school verplicht om een onderwijskundig rapport op te stellen wanneer uw kind naar een andere school gaat. Tenslotte hebben wij bepaalde wettelijke verplichtingen ten aanzien van de kwaliteit van het onderwijs dat wij aanbieden. Ook hiervoor kan het noodzakelijk zijn om persoonsgegevens van u en uw kind te verwerken.
• Taak van algemeen belang. Het kan noodzakelijk zijn om persoonsgegevens te verwerken over uw kind ten behoeve van de uitvoering van een taak van algemeen belang die op ons en/of Stichting OBO West-Brabant rust. Dergelijke taak bestaat hoofdzakelijk uit het organiseren van onderwijs en begeleiding. Het kan ook voorkomen dat wij persoonsgegevens verwerken om deze te verstrekken aan een orgaan in verband met diens publiekrechtelijke taak, zoals het bevoegde orgaan voor inspectie (de onderwijsinspectie). In dit kader zullen wij ook een gedegen administratie moeten voeren.

6. Met wie kunnen wij persoonsgegevens delen?
Wij kunnen uw persoonsgegevens in beperkte gevallen delen met derden. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in dit Privacy Statement, meer in het bijzonder het verzorgen van onderwijs en het bewaken van de kwaliteit van het onderwijs.

• Stichting OBO West-Brabant. Wij kunnen gegevens over uw kind delen met OBO West-Brabant. Wij bepalen zelfstandig onze koers terwijl OBO West-Brabant als schoolbestuur voor ons kwaliteitsindicatoren vaststelt om onze leerlingen zo goed mogelijk te begeleiden. Daarnaast heeft de OBO West-Brabant bepaalde protocollen voor alle aangesloten scholen vastgesteld, bijvoorbeeld ten aanzien van veiligheid op school en klachtenprocedures.
  
  Ten behoeve van continuïteit en kwaliteit van het onderwijs dat wij verzorgen hebben daartoe geautoriseerde medewerkers van OBO West-Brabant toegang tot bepaalde administratiesystemen, waarin persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders zijn vastgelegd en kunnen wij persoonsgegevens aan OBO West-Brabant doorgeven. In dit verband is voor alle scholen van OBO West-Brabant een centraal administratieprogramma, ParnasSys ingevoerd (leerlingen administratie en leerling volgsysteem), wordt gebruik gemaakt van OSO (Overstapservice Onderwijs; een portaal voor overdracht van gegevens van het Primair Onderwijs naar het Voortgezet Onderwijs) en LDOS, een programma dat tevens gebruikt wordt om informatie uit te wisselen met het Samenwerkingsverband PO3002.
  
  
• Overheidsinstanties. Wij kunnen de persoonsgegevens van uw kind delen met overheidsinstanties, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of in verband met een wettelijke verplichting. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om gegevens die wij verplicht zijn om te delen met bevoegde instanties, zoals de onderwijsinspectie, de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) of de GGD.
  
  Ook moeten wij persoonsgegevens van uw kind delen wanneer hij of zij naar een andere school gaat – deze zijn vastgelegd in het onderwijskundig rapport. Bij een vermoeden van huiselijk geweld kunnen wij een melding doen bij Veilig Thuis of een andere daartoe aangewezen en bevoegde instantie. De ontvangende overheidsinstantie is zelfstandig verwerkings-verantwoordelijke en moet zich houden aan de privacy verplichtingen.
  
  
• Externe leveranciers. Wij maken gebruik van een aantal diensten van derden om het onderwijs te ondersteunen en die als verwerker persoonsgegevens van u en/of uw kind verwerken. Wij en/of OBO West-Brabant hebben bijvoorbeeld afspraken gemaakt met externe leveranciers voor administratiesystemen en leerlingvolgsystemen, zoals ParnasSys van Topicus B.V. en LDOS van Triple W ICT B.V.
  
  Daarnaast maken wij gebruik van digitale leermiddelen, die wij onder andere aanbieden via de portal van Stichting Basispoort. Een overzicht van de door ons gebuikte digitale leermiddelen kunt u vinden in de bijlage bij dit Privacy Statement. Als u wilt weten hoe de leveranciers van digitale leermiddelen omgaan met leerling gegevens, dan kunt u dat nalezen in de privacy bijsluiters die horen bij de leermiddelen die wij op school gebruiken.
  
  Wanneer wij persoonsgegevens delen met derden, zullen deze persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, tenzij hiervoor aanvullende afspraken zijn gemaakt met deze derden, of wanneer maatregelen zijn genomen die ervoor zorgen dat de privacy van u en uw kind zijn gewaarborgd.

7. Zijn uw persoonsgegevens veilig?
Wij hebben verschillende passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij van u en uw kind verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Wij hebben ook met leveranciers van (onder andere) onze administratiesystemen en leerlingvolgsystemen afspraken gemaakt en hen verplicht om adequate beveiligingsmaatregelen te nemen.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens van u en uw kind?
Wij bewaren persoonsgegevens alleen voor zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden genoemd in dit Privacy Statement. In beginsel bewaren wij persoonsgegevens van u en uw kind die in het leerlingendossier zijn opgenomen tot twee jaar nadat uw kind van school is. Indien uw kind uitstroomt naar het speciaal onderwijs, worden de gegevens tot drie jaar nadat uw kind de school verlaten heeft bewaard. Het is mogelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens langer dan twee jaar bewaren, bijvoorbeeld wanneer dat wettelijk verplicht is of wanneer dat noodzakelijk is om uw en/of onze rechten te beschermen. Wij bewaren in verband met de wettelijke verplichtingen die op ons rusten de gegevens uit de verzuimadministratie minimaal vijf jaar.

9. Verzoeken om inzage, correctie en verwijdering
Iedere betrokkene kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Deze rechten kunt u ook uitoefenen namens uw kind. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van de gegevens van uzelf of van uw kind of vragen dit gebruik te beperken. Wanneer u uw rechten uitoefent, kunt u uw verzoek sturen aan het contactadres onderaan dit Privacy Statement. Geef daarbij duidelijk aan welke persoonsgegevens u wilt inzien, corrigeren of aanvullen.

10. Klachten
Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen via de gegevens zoals vermeld onder ‘Contact’ of u kunt direct contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van Stichting OBO West-Brabant.

Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Aanpassingen
Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er soms ook iets veranderen in de persoonsgegevens die wij van u vragen en de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken. Ook kan regelgeving wijzigen. Wij passen daarom van tijd tot tijd ons Privacy Statement aan en raden u aan om dit regelmatig te raadplegen.

Contact
Openbare Montessori Basisschool Ziezo
Het Zand 2
4707 VX Roosendaal
tel.: 0165-541150
ziezo@ombsziezo.nl

Functionaris Gegevensbescherming Stichting OBO West-Brabant
De Stichting OBO West-Brabant beschikt over een Functionaris Gegevensbescherming (FG): Jos de Guijtenaere. Hij is te bereiken per e-mail via avg@obo-wbr.nl of op telefoonnummer 0165-548260.